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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

-

FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

    1. ANAL

Almatech

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

  1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

  • Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
  • Conduire des ateliers orientés processus.
  • Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
  • Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
  • Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
  • Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
  • Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
  • Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

Atelier

Date

Lieu

Almakom

Client

1er atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

2ème atelier

Nom et Prénom

Nom et Prénom

Versions du document

Version

Date

Description

Ecrit par

Approuvé par

Draft

JJ/MM/AAAA

Draft

Nom et Prénom

Nom et prénom

JJ/MM/AAAA

Liste de diffusion

Membre de l‘équipe

Fonction

Email

Nom et Prénom

Nom et Prénom

  1. Vue d‘ensemble
    1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

**Planification → 3.1. Contexte et Hypothèses**

**Contexte général du processus d’achat**

Le processus d’achat du client est composé de trois types d’achats : offres (devis), projets (demande d’achat) et achats génériques société (licences, ordinateurs...). Les achats sont mutualisés multi-projet, ce qui signifie que les achats peuvent être effectués pour plusieurs projets à la fois.

**Difficultés rencontrées**

Les difficultés rencontrées dans le processus d’achat incluent :

* La réception des pièces est un processus à revoir, car il est difficile de savoir si le colis est bien arrivé.
* Le processus de "incoming" nécessite la présence d'un chef de projet pour contrôler et recevoir la livraison.
* Les certificats doivent être gérés par la Qualité Contrôle, mais il n'est pas nécessaire de les avoir pour toutes les pièces.
* Les petites commandes nécessitent une chaîne d'approbation, qui peut varier en fonction du seuil défini.

**Attentes vis-à-vis du projet**

Les attentes vis-à-vis du projet incluent :

* La mise en place d'un tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur avec les informations pertinentes.
* L'export facile dans Excel.
* La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur.
* La gestion des projets, avec des Work-Packages, dates, quantités et budget.

**Hypothèses retenues**

Les hypothèses retenues incluent :

* La possibilité de catégoriser les fournisseurs en fonction de leur spécialité (par exemple, fournisseur de pièces en titane).
* La nécessité de paramétrer le fournisseur préféré.
* La possibilité de rentrer les offres fournisseurs et de les lier aux projets.
* La nécessité de gérer l'incoterm pour avoir un suivi des dates d'expédition.
* La possibilité de créer un document de réception en 1 clic pour transmettre les informations au magasin.
* La nécessité de créer un contrôle qualité pour valider le processus de réception.

**Objets BC exacts**

Les objets BC exacts mentionnés dans ce contexte incluent :

* Tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur
* Export facile dans Excel
* Gestion du multi-sourcing
* Gestion des projets
* Work-Packages
* Dates
* Quantités
* Budget
* Fournisseur préféré
* Incoterm
* Document de réception
* Contrôle qualité
* Magasin
* Pièces en stock
* Pièces non en stock
* Services

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

3.4. Documents et statistiques

À compléter par Almatech

3.5. Volume des données

À compléter par Almatech

3.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

  1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

    1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

Une image contenant texte, capture d’écran, diagramme, Police

Le contenu généré par l’IA peut être incorrect.

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).

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